Машиночитаемые документы
Примеры штрих-кодов в разных нотациях
машиночитаемых документов
МЧД имеют метки следующих типов: машиночитаемые визуальные метки: машиночитаемые шрифты, графические идентификаторы-метки, штрих-коды, - невизуальные (RFID-метки) и человекочитаемые метки (номера, буквенно-цифровые коды).
RFID-метки считываются только с помощью машинного оборудования, то если у вас его нет, эти метки вы считать не сможете. Оборудование стоит недешево. Самые употребительные метки по этой причине – это штрих -коды.
Говоря о МЧД нужно, прежде всего, представлять себе, что это документы либо жестко структурированные, либо структурированные в определенных своих частях.
Создавая МЧД, прежде всего пользователь ориентируется на целесообразность процедуры создания из документа – МЧД.
Например, уникальные научные записки, договоры практически не поддаются такому структурированию.
Чаще всего используют дублирование информации документа в двумерном штрих-коде. Штрих-коды не могут хранить очень большой объем информации, а радиометки дороги.
Жесткие формы в соответствии с названием характеризуются жестким фиксированным расположением полей ввода, одинаковым на всех листах. Такие формы используются для ввода анкет, тестирования, т. е. документов, заполненных на заранее подготовленных бланках
Надо понимать, что 100% точности ввода документов достичь невозможно, потому и доля ручного труда при обработке МЧД остается большой.
В настоящее время сохраняется необходимость дублировать информацию на бумажных носителях. Степень надежности электронного документооборота пока остается для рядовой организации низкой. Причины утраты электронных документов могут быть самые разные: человеческий фактор, стихийные бедствия, компьютерные вирусы т.д.
RFID-метки считываются только с помощью машинного оборудования, то если у вас его нет, эти метки вы считать не сможете. Оборудование стоит недешево. Самые употребительные метки по этой причине – это штрих -коды.
Говоря о МЧД нужно, прежде всего, представлять себе, что это документы либо жестко структурированные, либо структурированные в определенных своих частях.
Создавая МЧД, прежде всего пользователь ориентируется на целесообразность процедуры создания из документа – МЧД.
Например, уникальные научные записки, договоры практически не поддаются такому структурированию.
Чаще всего используют дублирование информации документа в двумерном штрих-коде. Штрих-коды не могут хранить очень большой объем информации, а радиометки дороги.
Жесткие формы в соответствии с названием характеризуются жестким фиксированным расположением полей ввода, одинаковым на всех листах. Такие формы используются для ввода анкет, тестирования, т. е. документов, заполненных на заранее подготовленных бланках
Надо понимать, что 100% точности ввода документов достичь невозможно, потому и доля ручного труда при обработке МЧД остается большой.
В настоящее время сохраняется необходимость дублировать информацию на бумажных носителях. Степень надежности электронного документооборота пока остается для рядовой организации низкой. Причины утраты электронных документов могут быть самые разные: человеческий фактор, стихийные бедствия, компьютерные вирусы т.д.
Машинно-ориентированные бланки
Система ECM (электронный документооборот)
Вводя понятие ECM-оборота, мы переходим к рассмотрению машинно-ориентированных бланков.
В России принят другой термин «электронный документооборот». Он значительно уже английского аналога. Рассмотрим, что входит в понятие ECM.
В сентябре 2009 года в электронном журнале Клерк. RU появилось сообщение, что «ФНС РФ и УФНС Москвы в целях повышения эффективности ввода данных с бумажных носителей внедряют в инспекциях города Москвы на машиноориентированных бланках».
Надо различать понятия машиночитаемый документ и машинно-ориентированный.
Машиноориентированные документы изначально создаются на ЭВМ, предназначены для обработки на ЭВМ, большую часть «жизни» проводят в электронном виде. Как правило, твердую копию МОД создают при необходимости, например, для отчета и сохранения в бумажном архиве. Часто МОД называют электронными документами.
В России принят другой термин «электронный документооборот». Он значительно уже английского аналога. Рассмотрим, что входит в понятие ECM.
- Технологии имиджинга - совместное использование бумажных и электронных носителей информации;
- Document Management – собственно системы электронного документооборота, принятое сокращение СЭД;
- Web Content Management - управлениеWeb-контентом
- Digital Asset Management – управление цифровыми активами
- Enterprise Report Management – управление корпоративными отчетами
- Records Management – управление записями.
В сентябре 2009 года в электронном журнале Клерк. RU появилось сообщение, что «ФНС РФ и УФНС Москвы в целях повышения эффективности ввода данных с бумажных носителей внедряют в инспекциях города Москвы на машиноориентированных бланках».
Надо различать понятия машиночитаемый документ и машинно-ориентированный.
Машиноориентированные документы изначально создаются на ЭВМ, предназначены для обработки на ЭВМ, большую часть «жизни» проводят в электронном виде. Как правило, твердую копию МОД создают при необходимости, например, для отчета и сохранения в бумажном архиве. Часто МОД называют электронными документами.